⏳ Kenapa Kerjaan Selalu Gak Habis

Hi,

Edisi kali ini saya pengen bahas tentang kerjaan yang gak pernah habis.

Kenapa kerjaan selalu gak pernah habis?

Kerjaan pasti selesai, tapi gak bakal habis. Pepatah jaman dulu. Sering kali saya mengukur produktivitas dengan melihat kerjaan hari ini udah selesai atau belum. Kalau belum beres rasanya gatel dan pengen lembur. Canda uang lembur.

Tapi kenyataan kadang berbeda. Sering kali setelah berusaha menyelesaikan kerjaan, ada aja kerjaan baru. Enggak, lebih tepatnya selalu ada aja kerjaan baru. Udah susah-susah bikin to-do-list tapi berantakan lagi karena kerjaan baru numpuk.

Trus makin lagi semakin demotivasi dan bikin kita masuk lingkaran setan. Tiap hari males kerja karena flow kerja berantakan tapi mau benerin flow kerja keburu males duluan.

Pahami Jenis Pekerjaan

Di tahun 2017, saya diajarin framework McFarlan Peppard Quadrant. Ternyata kerjaan itu gak semuanya selevel. Kita harus sadar apa aja sih jenis kerjaan yang dilakukan sehari-hari.

Model ini sebenarnya dipakai untuk memetakan portfolio untuk mengatur risiko. Tapi saya diajarkan bahwa model ini juga bisa dipakai untuk membuat diri lebih produktif karena diri kita pun adalah portfolio paling berharga, bukan?

Cara saya menggunakan model ini adalah membagi kegiatan menjadi dua variabel:

  • Strategic importance in current environment (alias seberapa penting kegiatan tersebut dengan kondisi sekarang)

  • Strategic importance in predicted environment (seberapa penting kegiatan tersebut dengan rencana masa depan)

Kegiatan kita dibagi menjadi mana yang penting untuk kondisi sekarang, dan mana yang penting untuk kondisi masa depan. Kegiatan ini pun dibedakan menjadi empat kuadran yaitu:

  1. Key operational (current high, future low)

  2. Support (current low, future low)

  3. Strategic (current high, future high)

  4. High potential (current low, future high)

Key operational adalah kegiatan kunci yang dilakukan sehari-hari. Misalnya kita adalahh seorang kasir di swalayan, tugas utama Anda adalah melayani konsumen dan menghitung uang dengan teliti.

Support adalah kegiatan mendukung fungsi lain namun tidak ada benefit dalam jangka panjang. Misalnya dalam kasus kasir, Anda bantu kasih uang kecil ke kasir sebelah. Cuma buat akrab tapi kecil kemungkinan kejadian tersebut bisa mengubah nasib.

Dalam pengalaman saya, kegiatan support ini necessary evil alias nyebelin tapi butuh dikerjain. Contoh saya sendiri misalnya melakukan prosedur reimburse. Sekali reimburse bisa memakan waktu 10 menit, belum lagi kalau ditolak karena kurang dokumen.

Sebelum pindah ke strategic dan high-potential, pastikan kewajiban Anda di key operational dan support telah selesai. Poin yang terpenting adalah membedakan mana kegiatan yang harus Anda lakukan (key operational), dan mana kegiatan yang Anda boleh lakukan kalau ada waktu (support). Banyak yang suka terlena di support karena susah menolak.

Strategic adalah kegiatan yang penting dilakukan sekarang dan membantu diri sendiri di masa depan. Misalnya kasus kasir tadi, Anda menjadi assistant manajer untuk belajar mengontrol proses. Atau mengikuti pelatihan untuk leadership. Kegiatan ini berguna di masa sekarang dan masa depan.

Ada juga kegiatan High Potential, yang mungkin bisa jadi sesuatu di masa depan. Contohnya Anda berandai-andai belajar fotography karena ingin hidup menjadi freelance wedding photographer. Tapi ingat ini sifatnya high-potential dan selesaikan dulu kewajiban Anda di kuadran lain.

Jadi harus ngapain?

Mulai dari hal kecil, coba untuk catat semua pekerjaan seminggu terakhir dan lihat Anda paling banyak menghabiskan waktu dimana. Tidak ada komposisi yang paling tepat untuk sepanjang waktu.

Namun jika Anda merasa waktu Anda terlalu banyak habis untuk support saja, mungkin saatnya Anda menyusun rencana agar pekerjaan tersebut bisa dibantu oleh orang lain agar load kerja bisa dipakai untuk kegiatan yang lebih penting.

OK, segitu dulu sharing minggu ini.

Sekarang giliran Anda. Klik tombol forward dan kirimkan email ini ke 1-2 teman yang tertarik dengan cerita seperti ini. Mereka juga bisa subscribe untuk mendapatkan update di: asoca.id/newsletter. Bantuan Anda menyebarkan newsletter ini bisa meningkatkan kualitasnya!

Terakhir, saya minta tolong ambil 2 detik saja untuk reply email ini jika Anda suka dengan edisi minggu ini:

  • A+ = gila topiknya bagus banget!

  • B = ya lumayan

  • C = meh

  • D or F = gak suka banget!

Let me know your feedback! Anda juga bisa berinteraksi dengan saya di grup Telegram.

Stay safe,

William